Configurar respuesta automática (fuera de oficina)

La respuesta automática (o vacation notice) es un mensaje que el Webmail envía automáticamente a quien te escribe cuando no vas a poder responder personalmente: vacaciones, incapacidad, viaje de trabajo o un cambio de responsabilidades. Esta guía te enseña a activarla, programarla y apagarla.

¿Cuándo usarla?

Vacaciones o días libres. Avisar que regresarás en cierta fecha.
Incapacidad médica. Indicar a quién contactar mientras estás fuera.
Viaje de trabajo sin señal. Por ejemplo, evento fuera de la ciudad o zona sin internet.
Cambio de rol o salida de la empresa. Redirigir a un compañero o al correo genérico del área.

Antes de empezar

Define el mensaje. Corto, claro y profesional (3-5 líneas bastan).
Incluye fechas de ausencia y regreso.
Ofrece un contacto alterno (nombre y correo de un compañero que pueda ayudar).
Define una fecha de término. Lo peor es olvidar apagarla y que siga respondiendo "estoy de vacaciones" dos meses después.

Paso a paso

Entra al Webmail y haz clic en el menú de hamburguesa de la esquina superior izquierda.
Selecciona Configuración (Settings).
Confirma que esté seleccionada la sección Correo electrónico (E-mail). En el panel derecho, desplázate hasta Reglas (Rules) y selecciona Aviso de vacaciones (Vacation notice).
Activa el interruptor de Aviso de vacaciones. Después configura:

Fecha de inicio (Start date) y fecha de fin (End date): cuándo debe empezar y dejar de enviarse la respuesta automática.
Asunto (Subject): el título del correo automático.
Mensaje: el cuerpo de la respuesta.

Haz clic en Aplicar cambios (Apply changes).

¡Listo! A partir de la fecha de inicio, cualquier correo que recibas recibirá tu respuesta automática.

Ejemplo de mensaje profesional

Asunto: Fuera de oficina — Juan Pérez

Hola,

Gracias por tu correo. Estaré fuera de la oficina del 1 al 8 de mayo y no tendré acceso constante al correo.

Para asuntos urgentes, por favor contacta a María López (maria.lopez@empresa.com) o llama al +52 55 1234 5678. Responderé tu correo a mi regreso.

Saludos,
Juan Pérez

Recomendaciones

No reveles demasiada información personal. Evita decir "estoy en Cancún con mi familia hasta el 15 de mayo"; basta "fuera de la oficina hasta el 15 de mayo". Es información que no deberías dar a desconocidos o spammers.
Configura siempre una fecha de fin. El error más común es activar la regla sin fecha y olvidarla meses después.
Avisa a tu equipo antes de activarla, para que tu contacto alterno no se sorprenda recibiendo casos.
Si solo quieres que responda a cierto dominio (p. ej. solo a clientes externos y no a compañeros), usa la sección avanzada y agrega una condición From.
Apágala manualmente si regresas antes. Regresa al mismo menú y desactiva el interruptor.

Problemas comunes

La respuesta automática no se envía. Verifica que el interruptor esté en ON y que la fecha actual esté dentro del rango configurado.
El destinatario dice que recibió varios avisos en un día. Por diseño, OX solo envía una respuesta automática por remitente cada cierto tiempo (generalmente 24 horas). Si te llegan muchas alertas de "fuera de oficina" entre compañeros, ajusta la periodicidad.
No quiero que responda a newsletters o spam. Configura Excluye remitentes o filtra por dominios en la regla avanzada.

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