Paso a paso para configurar en su equipo la cuenta de Microsoft 365

El propósito de esta ayuda es orientarle en la forma de recuperar el archivo de respaldo que se generó durante el tiempo que utilizó la cuenta Hosted Exchange en su equipo local. 

Posteriormente, proceder a importar esos datos a la nueva cuenta de Microsoft 365 en Outlook que le fue proporcionada en sustitución de la cuenta Exchange.

NOTA: Esta guía está dirigida a quienes utilizaban Microsoft Outlook para consultar su cuenta Exchange.

Paso 1. Exportar a .PST la información de la cuenta anterior.

El primer paso es exportar la información de la cuenta previa Exchange a un archivo .PST a manera de respaldo.

1. Inicia abriendo Outlook.

2. En la parte superior de la cinta de opciones de Outlook, elija "Archivo".

   Nota: Si en la cinta de opciones no ves una opción "Archivo" en la esquina superior izquierda, tiene una versión anterior de Outlook: Verifica en este enlace opciones para otras versiones en el sitio de Microsoft: Clic aquí 

   

3. Elige "abrir y exportar" y luego a la derecha "Importar o exportar".

   

4. Elige la opción "Exportar a un archivo".

   

5. Haz clic en "Archivo de datos de Outlook (.pst)" y luego en "Siguiente".

6. Selecciona el nombre de la cuenta de correo electrónico que vas a exportar, como se muestra en la imagen siguiente (solo puede exportarse a la vez la información de una cuenta).

   Asegúrate que la casilla "Incluir subcarpetas" esté activada. A fin que se exporte todo lo que se encuentre en la cuenta: calendario, contactos y bandeja de entrada. Ahora pulsa "Siguiente".

   

7. Haz clic en "Examinar" para seleccionar dónde guardar el Archivo de datos de Outlook (.pst). Escribe un nombre de archivo personalizado (diferente) y selecciona "Aceptar" para continuar.

8. Elige "Finalizar" en cuanto aparezca si no te salió nada del mensaje que solicita crear una contraseña. Nota: Si en algún momento se te solicita agregar una contraseña para el archivo que se está creando, déjalo en blanco y haz clic "Aceptar".

9. Espera a que finalice la exportación para poder utilizar el archivo.

Ahora que sus datos de Outlook se encuentran en un archivo .pst, estos pueden ser importados al nuevo perfil.

Crear el nuevo perfil de Outlook.

Importante: Por favor tener en consideración lo siguiente:

1. Se recomienda configurar un nuevo perfil de Outlook para no sobre escribir ni borrar los datos de la cuenta utilizada antes (Exchange).

2. Outlook por defecto permite exportar los datos de la cuenta Exchange en función del tiempo que tenía configurado para que se almacenaran los datos de forma local (1 año o menos).

Para utilizar la cuenta de Microsoft 365 deberás crear un nuevo perfil en Outlook. Estos son los pasos:

1. En Outlook, selecciona "Archivo", luego "Configuración de la cuenta" y ahora "Administrar perfiles".

2. Elige "Mostrar perfiles" y después "Agregar".

3. En el cuadro "Nombre de perfil", escribe el nombre que puede ser por ejemplo "Microsoft 365" o algún otro que desees, después, elige "Aceptar".

Cambiar de perfil.

Para utilizar el perfil creado antes debes cambiar de perfil en uso:

Configurar la cuenta Microsoft 365 en tu nuevo perfil

Puede ser que Outlook ya te pida ingresar la cuenta que vas a configurar. Si no es así:

1. 1. Selecciona "Archivo" y luego "Agregar cuenta".
   2. Si ya hiciste lo anterior o Outlook te pidió agregar la cuenta, ahora escribe la dirección de correo de tu cuenta Microsoft 365.
   3. Ahora escribe tu dirección de correo electrónico y selecciona "Opciones avanzadas". Marcando luego la casilla "Permitirme configurar manualmente mi cuenta", y selecciona "Conectar".
   4. Seleccione el tipo de cuenta "Exchange".
   5. En algunas ocasiones el asistente tarda más de lo normal en detectar la configuración automática y nos muestra pantallas para que iniciemos sesión con una cuenta Microsoft, que no es la que queremos configurar. Si es necesario ingresa la cuenta correcta.
   6. Si esta ventana se muestra selecciona "Iniciar sesión en una organización"
   7. Cuando el asistente esté finalizando el proceso de configuración automática, aparecerá la siguiente ventana.
   8. Y en la ventana que sale a continuación, habrá que 'Aceptar'. Con ello ya debe quedar configurada la cuenta Exchange.

Paso 2: Importar el contenido del .PST respaldado previamente.

En este paso, tienes dos opciones:

La primera es importar el contenido en carpetas locales para que esté disponible de esta manera (localmente) y no implique depender de la conexión a Internet para que se cargue al servidor toda esa información.

La segunda opción es importar el contenido directamente en la cuenta que has configurado y de esta manera todo el contenido del .PST se sincronizará hacia el servidor en cuyo caso puede tomar horas o días dependiendo la cantidad de información, velocidad de la conexión y la capacidad del equipo utilizado.

Primera Opción: Importar el .PST a carpetas locales.

Si desea importar el contenido de un .PST a carpetas locales se puede seguir este procedimiento

Lo primero es crear un archivo de datos de Outlook que se guarde localmente. Esto es muy sencillo de hacer, sólo tenemos que abrir Outlook e ir a "Inicio", luego a "Nuevos elementos", ahora a "Más elementos" y por último "Archivo de datos de Outlook…"

Esto abrirá una ventana desde donde puedes seleccionar dónde quieres guardar el archivo. Por defecto Windows 10 lo guarda en "Documentos" > "Archivos de Outlook". Puedes darle el nombre que desees o dejar el que indica Windows (se aconseja otro nombre para identificarlo).

Una vez esté guardado, verás que tienes un nuevo elemento en la barra de la izquierda con el nombre que le hayas dado al archivo, en la imagen de ejemplo Mi archivo de datos de Outlook(1).

Haz clic con el botón derecho en el nuevo archivo que hemos creado y seleccionar "Nueva carpeta…"

Te pedirá que le pongas un nombre a la carpeta, por ejemplo, Emails descargados.

Una vez realizado esto ya tendrás tu carpeta lista para almacenar los mensajes en Outlook.

Ahora ya puedes seleccionar el archivo PST e importarlo a esta carpeta.

Segunda Opción: Importar el .PST a la cuenta creada previamente.

1. En la parte superior izquierda de la cinta de opciones de Outlook, selecciona "Archivo" 

   

2. Selecciona "Abrir y exportar" y luego "Importar o exportar". Con esto se iniciará el Asistente para "importar o exportar".

   

3. Selecciona "Importar de otro programa o archivo" y haz clic en "Siguiente".

   

4. Al hacer clic en "Examinar" ubica y selecciona el archivo que exportaste al inicio de este manual y que puede llamarse "Archivo de datos de Outlook (.pst)" o cómo lo hayas nombrado y haz clic en "Siguiente".

   

    

5. Elige el buzón que configuraste previamente para que el contenido se importe en el mismo.

   

6. Elige Finalizar y Outlook importará el contenido del archivo .pst. Cuando desaparezca el cuadro de progreso, la importación habrá finalizado.

   Nota: Es posible que vea un mensaje con el que está intentando conectarse Microsoft 365. Esto ocurre cuando se interrumpe la conexión a Internet, aunque sea por un momento.
   
   Una vez restablecida la conexión a Internet, Outlook seguirá importando el archivo .pst. hasta finalizar.

Fin del manual.