Outlook: Correos duplicados, triplicados, etcétera.

Sabemos que recibir el mismo mensaje de correo más de una vez resulta molesto. En ocasiones esto se presenta no solo con un mensaje sino con todos y hasta muchas veces cada uno.

Aquí trataremos los casos que pueden ocasionar este tipo de fallos en Outlook.

Mensaje corrupto

Si tienes un mensaje corrupto en el servidor, Outlook puede generar duplicados cuando ejecuta el proceso de Enviar / Recibir. Para solucionarlo, será necesario entrar a tu cuenta de correo vía Webmail en http//webmail.spacemail.mx/ o http://webmail.(tudominio) y eliminar el mensaje corrupto que está generando los duplicados.

Problema en la sincronización

Después de que has sincronizado tu perfil de Outlook con tu tableta o teléfono, algo resulta mal –como resultado tienes el último grupo de correos duplicados en tu computadora. No hay solución para este tipo de incidentes, la única manera es borrar manualmente los mensajes duplicados y esperar que no suceda de nuevo.

Reglas

Las Reglas, y más específicamente, reglas del tipo “Mover a la carpeta”, es la manera más fácil de duplicar tus mensajes. Esto es debido a que Outlook. para cada mensaje recibido, aplicará las reglas configuradas. El siguiente ejemplo mostrará de que manera se pueden generar duplicados.

En este ejemplo tenemos dos reglas configuradas:

1. Aplicar esta regla después de que llegue mensaje procedente de José Pérez
2. Aplicar esta regla después de que llegue mensaje con Outlook en el Asunto moverlo a la carpeta Outlook

Ahora imaginemos que se recibe un correo procedente de José Pérez y que además tiene Outlook en el Asunto. Aquí tendremos un duplicado ya que ambas reglas aplican.

La mejor manera de prevenir esto es añadir la acción “detener el procesamiento de más reglas” a la regla. Si se añadiera esta acción a  la primera regla y la regla aplica la acción especifica, la segunda regla no será ejecutada.

No olvides que si tienes varias reglas configuradas, por ejemplo, asignar mensajes a categorías o marcarlas para seguimiento, será necesario organizar tus reglas en el orden correcto.

Cuentas Múltiples (alias)

Cuando configuras cuentas múltiples en el Outlook, asegúrate que efectivamente son cuentas separadas y no simplemente aliases de la misma cuenta.

En el caso de un alias, básicamente recibirás los mismos mensajes dos veces ya que ambas cuentas resultan ser la misma.

Además, si tienes la opción Dejar una copia en el servidor (cuenta POP3), ambas cuentas tendrán exactamente los mismo mensajes.

Para prevenir duplicados de cuentas aliases (lo mejor es no configurarlas), debes configurar la cuenta alias para que no reciba correos ya que estos mensajes se están recibiendo en la cuenta original.

Outlook 2007 y versiones previas
Herramientas-> Opciones-> pestaña Configuración Correo-> botón Enviar/Recibir-> botón Editar…-> selecciona la cuenta  alias -> desmarcar Recibir elementos de correo

Outlook 2010 and Outlook 2013
tab Enviar y Recibir-> botón Enviar y recibir grupos-> Definir grupos de envío y recepción…-> botón Editar…-> seleccion la cuenta alias -> Desmarca Recibir elementos de correo.

Recreación de Perfil

Cuando recreas tu perfil de correo –por ejemplo, cuando el perfil original se corrompe o cuando reinstalas tu computadora y configuras Outlook por primera vez –y tú tenías originalmente tu Outlook configurado para dejar una copia en el servidor (cuenta POP3), en esta nueva configuración se obtendrán nuevamente los correos desde el servidor, aunque los hayas ya recibido en una configuración previa.

Eso sucede debido a que el perfil creado recientemente no “sabe” que estos mensajes ya han sido recibidos antes en otro perfil. Esto significa que cuando recreas tu perfil, durante la configuración, y configuras el Outlook para que utilice el antiguo archivo PST, tendrás mensajes duplicados.

Para prevenir esto, asegúrate de iniciar Outlook al menos una vez con un archivo PST limpio antes de reconectar el PST anterior y configurarlo como lugar por defecto. De esta manera, todos los correos anteriores entrarán en el PST nuevo.

Antivirus

Cuando utilizas antivirus que trabajan conjuntamente con Outlook, éste interceptará toda solicitud de Enviar o Recibir desde Outlook. Es así como el antivirus se convierte en el responsable de abrir y cerrar apropiadamente la conexión con el servidor de correos. Si la conexión no se cierra apropiadamente, Outlook no marcará el mensaje como recibido y entonces se tendrán mensajes duplicados.

Deshabilita tu antivirus y repite los ciclos de Enviar / Recibir en Outlook. Si no sucede más el problema de mensajes duplicados, entonces deberás configurar correctamente el antivirus y revisar si todo está ya normal.

Cortafuegos / Firewall

Un cortafuegos configurado de manera muy estricta podría cerrar prematuramente la conexión de manera que Outlook nunca tendrá la oportunidad de actualizar su lista de mensajes recibidos. Deshabilita el cortafuegos y repite los ciclos de Enviar / Recibir. Si el problema queda resuelto, debes entonces revisar la configuración de tu cortafuegos para hacer que trabaja apropiadamente con Outlook.

Actualización de Microsoft Outlook

Una actualización reciente de Microsoft Outlook puede ocasionar esto corrompiendo el perfil o mensajes. Se sugiere cambiar la configuración de los servidores de correo entrante y saliente de la cuenta por secure.emailsrvr.com (ver servidores y puertos de conexión), activar la conexión cifrada (SSL) y dejar como puerto de entrada 995 y de salida 465.

Para ello puede ingresar en Outlook en modo a prueba de fallos. Esto se logra apretando la tecla "Shift" de su teclado mientras abre el programa.

Posterior a esto reinicia Outlook y verifica si esto fue corregido. Si no es así se puede verificar si hay otra actualización que lo corrija o bien, crear otro perfil teniendo en cuenta que puede haberse corrompido y entonces verificar que en el nuevo perfil ya no ocurre lo mismo.