Mejores prácticas enviando correo desde SpaceMail

Persona a persona.

Las mejores prácticas que se enlistan a continuación son las recomendaciones habituales que funcionan no solo para SpaceMail sino para cualquier otro servicio de correo no masivo (correo corporativo).

Estas guías pretenden reducir la posibilidad que tu correo acabe en la carpeta de spam, que sea rechazado por el servidor de los destinatarios o incluso el usuario sea bloqueado.

Evitando los errores más conocidos te ayudará a que tu correo sea bien recibido.

Contenido del mensaje.

• Usar un cliente de correo (programa web o de escritorio) de reputación y bien conocido. Esto asegurará que el mensaje sea bien redactado en términos de código.
• Cuestiones como proporcionar versiones de los mensajes en HTML y en texto plano, bien construidas, ayudará a adherirse a las especificaciones para envío a través del protocolo SMTP y son fundamentales para enviar buen correo.
• Mantén el formato de tu correo tan simple como sea posible. Evita dar formatos complicados a un mensaje de correo y uso de elementos no esenciales.
• Si estás enviando correo en formato HTML asegúrate que está bien construido, ya que las malas construcciones de HTML o el formato pobremente realizado o no estándar son comúnmente indicadores de SPAM.
• NO insertes componentes como javascript, ActiveX, plug-ins, etcétera. Si necesitas contenido multimedia o rico en formato y funcionalidad entonces incluye un enlace a este contenido para ser consultado desde tu sitio web.
• Usa saludos personalizados. Los saludos genéricos hacen tu contenido más suceptible de aparecer marcado por los filtros como probable spam.
• NO utilices vínculos que contengan una dirección IP (algo como 127.0.0.1). Utilizar direcciones IP en mensajes de correo es un GRAN foco rojo para los filtros anti-spam.
• Si incluyes vínculos a webs de otras compañías en tu mensaje asegúrate que estos sitios tengan buena reputación.
• Ten mucho cuidado al usar los acortadores de direcciones URL en tu mensaje de correo. Ya que los acortadores son frecuentemente utilizados por spammers para enmascarar el destino del enlace; de esta manera los filtros anti-spam marcan los mensajes con URLs acortadas como Spam.
• Evita completamente usar símbolos por letras en las palabras. Por ejemplo "extrañ@s", "tod@s", “|ettras”, "g00gle", etcétera. Esto hará que tu correo se clasifique como Spam.
• No resaltar demasiado en los mensajes tópicos que son comúnmente reconocidos como spam como relojes Rolex o "Rolex watches", medicación o "medications", medicamentos de prescripción o "prescription drugs", instituciones financieras o "financial institutions", etcétera.

Título del mensaje.

Pon mucha atención al título del mensaje evitando lo siguiente:

• Puntuación (refiriéndose especialmente a los signos de exclamación o de pregunta). No colocar demasiados (!!!!! o ????), no abusar de ellos y utilizarlos solo cuando sea imprescindible.
• NO utilizar solo mayúsculas. Además que en Internet eso significa gritar para los filtros anti-spam los títulos que utilizan solo mayúsculas son un foco rojo.
• Evita a toda costa palabras como "urgente", "gratis", "free", "garantizado".
• NO utilices espacios entre cada letra en las palabras. Ejemplo: "A t e n c i ó n".

Archivos adjuntos.

• Cada vez es menos común adjuntar archivos en los mensajes. Múltiples servicios en la nube permiten compartir enlaces para obtener archivos. Algunos son: Dropbox, Box.com, Microsoft OneDrive, Google Docs, etcétera. Esto hace a los correos más rápidos de enviar, evitar la distribución de virus (especialmente para usuarios de Windows), ya que los filtros son muy estrictos para poder subir los archivos. 
• Evitar adjuntar archivos ZIP (comprimidos), ya que comúnmente los spammers buscan eludir los antivirus y anti-spam al incluir este tipo de archivos.
• Si aún así consideras necesario enviar archivos adjuntos, asegúrate que son seguros y están correctamente nombrados. Elige un nombre muy simple y específico, por ejemplo "archivo de facturación correcto.xls".  Evita archivos que se llamen "ATENCIONBUENOAHORASI.zip". 

Enviando de un remitente a múltiples destinatarios.

Si necesitas enviar correo a un gran número de destinatarios puedes llegar a rebasar los límites de envío. Así que algunas recomendaciones para asegurar la entrega de los correos son:

• Sigue todas las recomendaciones comentadas previamente para el envío de persona a persona, así como, para el envío a varios destinatarios.
• Asegúrate que todos los destinatarios son los finales, evita listas de correo.
  • Nuestra plataforma está diseñada para comunicación de persona a persona.
  • Verifica que las direcciones de los destinatarios sean correctas.
• Solicita a tu asesor que verifique si tienes asignados en los DNS de tu dominio registros SPF y DKIM para que tus correos salientes sean validados por el servidor de los destinatarios.
  • Es muy importante para ello saber qué DNS está utilizando tu dominio, si usas DNS que no son de nosotros probablemente debas actualizar alguna información, así que contáctanos para confirmarlo.
• Evita enviar muchos correos similares a muchas personas en poco tiempo.
  • Si vas a enviar muchos correos a muchas personas pero todos los correos son similares, puedes estar cayendo en la categoría de correo masivo, lo que no está permitido.
  • Evitar correos con patrones de repetición constante como son mismos títulos o mismo contenido enviado a múltiples destinatarios.

Correo masivo (Bulk Email) o automatizado.

• La plataforma SpaceMail (y en general cualquier servicio de correo corporativo) no ofrece servicio de correo masivo. El correo masivo NO está permitido. En su lugar recomendamos contactarnos para contratar un servicio de Flow Mail (correo transaccional a tu medida), con gusto te podemos enviar una cotización. El evitar correo masivo mantendrá tus correos activos, tu dominio con buena reputación y los correos normales que envíes seguirán llegando bien. 
• Recuerda que a nadie le gusta recibir correo no deseado ¿a ti sí?.
• Si una cuenta de correo es detectada por el servidor que está enviando correo masivo podría ser inhabilitada y la contraseña eliminada para evitar su uso hasta que sea verificado por el administrador de tu dominio y ustedes se aseguren que la causa del envío masivo ha sido erradicada antes de volver a utilizar la cuenta.
• El servidor también tiene la posibilidad de bloquear solo la salida de correo (SMTP) para evitar que se produzca más envío masivo y este bloqueo puede durar como mínimo 24 horas.
• Recuerda que es tu responsabilidad el buen uso del servicio de correo y evitar envío de correo no deseado.
• Si una cuenta que se inhabilita para impedir el envío masivo se rehabilita reiteradamente y se vuelve a utilizar para enviar correo masivo podría ocasionar que el envío de correo se bloquee para la dirección IP desde donde se está conectando dicha cuenta hasta por 7 días. La dirección IP que se bloquee será la que le brinda el proveedor de acceso a Internet en donde se utilice la cuenta infractora.

Recuerda verificar todos los consejos mencionados aquí para no caer en los típicos patrones de aquellos que envían spam.

Enviando correo.

• Te recordamos, SpaceMail no permite enviar correo masivo. 
• Ofrecemos otros servicios que permiten enviar un gran volumen de correo legítimo como pueden ser: Facturas, noticias a personas suscritas, avisos importantes y otros. Siempre debes seguir las leyes locales e internacionales en materia de privacidad para obtener los datos de tus suscriptores y cumplir así con salvaguardar su información.
• Está prohibido enviar correo usando listas compradas u obtenidas de dudosas fuentes o de mala reputación. Esto puede causar la terminación de tu servicio (cancelación).
• El número máximo de envíos por hora aconsejado (NO correo masivo) es de 150 mensajes por buzón. Sin embargo, esto no significa que si desean enviar un correo a 1000 personas lo dividan en "tandas" ya que debemos recordar que el correo masivo no está permitido y aunque se divida en varios envíos esta práctica es claramente correo masivo y la cuenta puede ser bloqueada en su totalidad o únicamente para enviar correo por 24 horas o de forma indefinida.
• Si en el pasado pudieron enviar un correo masivo a través de SpaceMail no significa que esté permitido, solo que el servidor no había tomado aún acciones al respecto.

Listas de correo.

• Asegúrate que las listas de correo son correctas al igual que los destinatarios que forman parte de ellas.
• No uses listas compradas o distribuidas por Internet. No valen la pena.
• Enviar correo a un gran número de destinatarios y que resulte en errores por que estas direcciones no existen o al menos muchas de ellas, es un comportamiento claro de Spam y no será tolerado. La cuenta que ocasione esto será inhabilitada y el incidente será reportado para tener un registro. Esto evitará que se envíe correo a las trampas de spam (correos publicados en Internet y que solo existen para capturar la atención de los spammers).
• Si un correo hubiese sido enviado por tus buzones a alguna trampa de spam tu dominio puede ser listado para que no se acepten correos desde el mismo en al menos 7 días aunque cese el envío.

Obtención de correos para envío de mensajes.

• Asegúrate de enviar correo solo a quien específicamente lo ha solicitado.
• No realices nunca envíos a direcciones de correos que no sabes si desean recibir tu información.

Desuscribirse.

• Si has enviado por cualquier otro medio newsletters o notificaciones a tus clientes, siempre proporciona un medio para darse de baja de estas notificaciones o noticias. Esto mantendrá tu lista limpia y podrás tenerla siempre actualizada.
• Mantén un sitio web seguro y con buena reputación, el cual debe incluir cualquier política de privacidad e información de contacto de tu negocio o empresa.

Contenido referenciado.

• Asegúrate que compañías que incluyan referencias a tu negocio (ya sea en web o por correo) tengan buena reputación, de lo contrario pueden influir negativamente en la percepción que tengan de ti los filtros anti-spam de otros servidores.
• Si alguien que está en listas negras de correo envía correo haciendo referencia a un enlace de tu dominio o alguna dirección de correo que tengas puede influirte negativamente muy rápido.

Si tienes dudas o solicitudes al respecto envíalas a soporte@webcom.com.mx